YÖNETİM

E-Satın Alma Nedir? Şirketler E-Satın Alma ile Nasıl Avantaj Sağlar?

İnternet imkanlarının genişlemesiyle birlikte insanların haberleşme ve iletişim şekilleri yavaş yavaş değişiyor. Bu değişim şirketlerin faaliyetlerini de büyük oranda etkiledi. Şirketler, kurumsal web sayfaları yayınlamaya, reklam faaliyetlerini İnternette sanal ortamda yürütmeye, e- kataloglar oluşturmaya başladı.

E-Satın Almada Değişim Nasıl Gerçekleşti?

Bu değişime şirket içi departmanlar da ayak uydurdu. Satın alma departmanları da şirket içinde kağıt üzerinde yürüttüğü satın alma talepleri ve bu taleplere ait onay süreçlerini, telefon veya faks ile yürütülen tedarikçi ilişkileri, çeşitli site veya internet üzerinden işleyen programlar sayesinde e-satınalma ortamları ile yürütmeye başlandı.

E-Satın Alma Nedir?

E-satın alma, satın alma talebinin açılmasından talep edilen malın teslim işlemlerine ve faturalandırılmasına dek tüm satın alma süreçlerinin internet üzerinden online yürütülebilmesine ve raporlanabilmesine olanak tanıyan bir platform olarak tanımlanabilir.

E-Satın Almada Süreç Nasıl İşliyor?

Satın alma uzmanları gün içindeki mesaileri boyunca çalıştıkları şirketin farklı departmanlarından gelen satın alma taleplerini kabul edip bu talepleri yerine getirmekle uğraşmakta, bu taleplerle ilgili çeşitli tedarikçi firmalarından teklifler istemekte, farklı formatlarda gönderilen teklifleri konsolide edip, gerekli onaylardan sonra sipariş süreçlerini yönetmektedir. Bu işlere ek olarak yeni tedarikçi şirketler için araştırmalar yapmaları, mevcut tedarikçilerini ve yeni tedarikçi adayı şirketlere denetim ve ziyaretler yapmaları, tedarikçileri yerinde inceleyerek bu ziyaretlerini üstlerine raporlamaları gerekmektedir.

Tüm bu iş yoğunluğunda e-satın alma veya e-ihale denilen platformların kullanılmasıyla işler biraz daha hafifliyor. Satın alma taleplerinin iletilmesi ve satın alma işlemlerinin onaylanması süreçlerinin e-ihale (e-satın alma) platformlarıyla yapılmasıyla talep-onay süreçleri kısalmasının yanında tüm bu süreçler başından sonuna tüm şeffaflığı ile izlenebilir ve daha kolay raporlanabilir hale gelmektedir.

Şirketteki satın alma süreçlerinde onay verme yetkilerine sahip kişilerin önceki süreçlerde yapılan taleplere ait bilgilere ulaşabilmesi ile taleplerin kontrol altında yönetilmesi sağlanabilmektedir. Ayrıca satın alma talebini oluşturan kişilerin taleplerini takip edebilmeleri, malzeme planlama süreçlerinin daha iyi bir şekilde yönetilmesini sağlamaktadır. Satın alma görevlilerine, ihtiyaç taleplerinin doğru zamanda ve doğru şekilde ulaştırılması, talebin siparişe dönüşmesine kadar geçen sürenin de azaltılmasına yardımcı olmaktadır.

Tedarikçi şirketlerle yürüyen bilgi alma ve teklif toplama süreçlerinin merkezden ve online olarak yürütülmesiyle tedarikçi şirketler fiyat ve teslimat tekliflerini önceden hazırlanmış teklif formlarıyla verirken, satın alma sorumluları da gelen teklifleri tek bir ekrandan görüp değerlendirebilmektedir. Böylece farklı formatlarda gelen teklif dosyalarının konsolidasyonu, mukayese tablolarının oluşturulması gibi operasyonel süreçlere zaman harcanmasına gerek kalmamakta ve yapılan işler standartlaştırılabilmektedir. Bunun yanında tek merkezden yürüyen satın alma süreçleri daha şeffaf, daha kolay izlenebilir ve raporlanabilir olmaktadır.

Artık günümüzde şirketler, muhasebe, finans, satın alma, üretim planlama, lojistik gibi süreçlerini yürütmek için çok çeşitli yazılım firmalarının ERP sistemlerini kullanmaktadır. E-satın alma platformlarının şirketlerde kullanılan çeşitli ERP sistemleri ile uyumlu hale gelmesi de en güzel yanlarından birisidir.
ERP programları kapalı devre programlar olduğundan, dışarıdan birinin erişimine izin verilmemektedir. Bu sebeple tedarikçi süreçlerini yürütmek için e-satın alma ortamları tercih ediliyor. Bu süreçte satın alma departmanının ihtiyacına göre farklı yöntemler uygulanabilir. ERP programı üzerinde oluşturulan talepler onay süreçleri tamamlandıktan sonra e-satın alma ortamlarına aktarılır. Teklif toplama ve sipariş süreçleri e-satın alma platformlarında yürütülür ve yapılan değerlendirmeler sonrasında oluşturulan sipariş bilgisi ERP programlarına aktarılır. Tedarikçi şirketlerden gelen tekliflerin ERP programlarına aktarılması da mümkün oluyor.

E-Satın alma sistemlerinin sağladığı faydaları özet biçiminde sıralarsak:

  • Şeffaflık: Bütün teklifleri detaylı olarak paylaşmak ve/veya sadece tedarikçi sıralama bilgilerini göstermek sizin tercihinize kalmıştır. Buna bağlı olarak bütün tedarikçiler adil ve eşit bir platformda yarıştıklarını bilmektedirler. Satın almada hızlı sonuçlandırma sağlar.

 

  • Tasarruf: Satın alma talebi için ihale yayınlama masrafları, zaman ve kaynak vb. tüm harcamalara katlanmazsınız.
    Verimlilik: Satın alma talebi için şirket merkezinden istediğiniz sayıda ihale oluşturup değerlendirmenizi yapabilirsiniz.

 

  • İhale Görüntüleme: Yayınlanmış satın alma ihalelerini görüntüleyerek ürün/hizmetinizin pazardaki konumunu analiz edebilirsiniz.

 

  • İhaleye Katılım: Yayınlanmış satın alma ihalelerine kolay katılım sağlayabilir. Bunun için herhangi bir ek masrafa katlanmak zorunda kalmazsınız. Hızlı değerlendirme imkanına sahip olursunuz.

 

  • Güçlü raporlama ve ölçme imkanı verir: İhale hakkındaki tüm verileri anında görebilir ve raporlayarak analiz gerçekleştirebilirsiniz.

 

  • Erişilebilirlik: Dünyanın her yerinden ister bilgisayarınız ister tablet cihanız isterseniz telefonunuzdan erişim ve uygulama özelliğiyle sürekli işlerinize erişebilmenizi sağlar.
Devamını Göster

Koray Kınay

16 yıldır satınalma ve idari işler alanında çalışmakta olan Koray KINAY, sırasıyla 4 yıllık işletme ve ardından idari işler konusunda katkısı olması amacıyla 2 yıllık İSG bölümleriniokumuştur. İSG alanında yükseklisans eğitimini tamamlamış olup TEDARİK ZİNCİRİ YÖNETİMİ alanında yükseklisans yapmak için başvuruda bulunmak üzere ALES’e hazırlanmaktadır. Satınalma, depo yönetimi, stok kontrolü, satınalma maliyetleri, idari işler ve idari satınalmalar, filo yönetimi, hasar yönetimi, sıfırdan işletme ve tesis kurulumu yatırımları, tesis yönetimi, tesis bakım onarımları, temizlik-güvenlik- resepsiyon-şirket şoförleri gibi idari işler ekiplerinin yönetilmesi gibi şirketin satınalma ve idari işler fonksiyonlarında deneyim sahibidir. Tam zamanlı çalıştığı şirketler dışında 3. Şirketlere özellikle idari satınalma maliyetlerinin düşürülmesi, filoların etkin yönetilmesi ve filo yönetim masraflarının düşürülmesi gibi konularda danışmanlık yapmaktadır.

Related Articles

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Close
Theoren Fleury Jersey